Was sind Managementsysteme?

Das Wort Management kommt nach herrschender Meinung vom lateinischen manus agere, was soviel wie  an der Hand führen heißt. Managementsysteme sind demnach aufeinander abgestimmte Sets von Regeln, Verfahren/Methoden und Maßnahmen, die das Personal einer Organisation an der Hand führen, um bestimmte Ziele zu verwirklichen. Bei Umweltmanagementsystemen etwa steht die Vermeidung von Umweltbelastungen und die Verbesserung der Umweltleistungen im Vordergrund, bei Qualitätsmanagementsystemen hingegen die Erbringung festgelegter Qualitätsniveaus der angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Welche Regelungen die jeweiligen Managementsysteme beinhalten müssen, ist in Normen niedergeschrieben. Zumeist werden die Regelungen der ISO-Normenserie verwendet (ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 14001 Umweltmanagement, ISO 45001 Arbeitsschutz, ISO 50001 Energiemanagement), im Umweltbereich auch die EMAS-Verordnung der europäischen Union.

Integrierte Managementsysteme beinhalten mehrere Themen (z.B. Qualität und Umwelt) und orientieren sich neuerdings zumeist an der sogenannten High Level Structure der ISO Normen, nach der die Normen den gleichen Aufbau aufweisen.

Folgende Phasen  werden beim Aufbau eines Managementsystems durchlaufen:

Ist-Analyse

Erfassung der Ist-Situation zum jeweiligen Thema (z.B. Umweltprüfung mit CO2-Bilanzen, Erstellung von Prozesslandkarten und -analysen, Gefahren-Analyse).
Dazu gehört auch die Bestimmung von relevanten externen und internen Themen (z.B. demographische Trends wie Überalterung), der Stakeholder und deren Anforderungen sowie die Ermittlung von Risiken und Chancen.

Dauer im Regelfall: 3 bis 6 Monate.

Festlegung der Politik
Im Zuge der Ist-Analyse werden die wichtigsten Themen & Problemfelder sichtbar (z.B. Wichtigkeit der Motivation des Personals, Energieverbrauch), die nun in Form von Gundsatzzielen in der Politik (Qualitätspolitik, Umweltpolitik, etc.) finden.

Dauer im Regelfall: 1 Monat.

Verbesserungsprogramm definieren
Nun werden Ziele und zugehörige Maßnahmen gesetzt um die Umwelt-, Qualitäts-, Arbeitsschutzsituation in der Organisation zu verbessern. Dabei sollen die Ziele nach Möglichkeit quantifiziert, jedenfalls aber mit Terminen und Verantwortlichkeiten versehen werden.

Dauer im Regelfall: 1 bis 2 Monate.

Aufbau Managementsystem
Nun werden die Regelungen und Verfahren im Management erstellt und nach Bedarf und Notwendigkeit dokumentiert und geschult. Zum Beispiel, wie Qualitätseingangsprüfungen gemacht werden oder wie bei Verstößen gegen Bescheidauflagen vorgegangen wird. Dabei müssen die Vorgaben der Normen (z.B. ISO 9001) komplett umgesetzt werden.

Dauer im Regelfall: 3 bis 6 Monate.

Internes Audit
Vor der im Regelfall externen Abnahme des Managementsystems (Zertifizierung, Begutachtung) wird ein internes Audit zur Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems durchgeführt, also ob die Regelungen auch den Normen entsprechen und eingehalten werden.

Dauer im Regelfall: 1 bis 2 Monate.

Externes Audit
Externe Abnahme des Managementsystems durch einen unabhängigen Zertifizierer bzw. Gutachter.

Dauer im Regelfall: 1 bis 2 Monate.

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